Masa - Masa Praktikum PTI hari Ketiga

Hallo brohh....!!

 

Setelah pertemuan pertama dan kedua membahas tentang sistem operasi, internet, dan pengolah kata, sekarang pertemuan ketiga praktikum PTI membahas tentang pengolah angka. Baiklah, tak perlu berlama lama langsung saja saya akan share beberapa materi praktikum PTI pada pertemuan ketiga yaitu tentang pengolah angka.

Apa itu pengolah angka? pengolah angka adalah program yang di fungsikan untuk mengolah data berupa angka. Kemampuan aplikasi ini, antara lain: pembuatan tabel data, pengolahan data dengan melibatkan penggunaan rumus, grafik, database, pembuatan mail merge, dan lain-lain.

Nah, kali ini saya akan membahas satu diantaranya yaitu membuat Mail Merge dengan menggunakan Microsoft Excel dan Microsoft Word.

Mail Merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Oke langsung saya jelaskan saja apa manfaat dari Mail Marger itu :

Fasilita Mail Merge bisa sangat besar manfaatnya, salah satu cotohnya ketika kita membuat surat dengan alamat yang berbeda dan harus di print, ya kalo alamatnya hanya 5 atau sampe 10 mungkin masih bisa kita atasi walau dengan wajah cemberut... hehehe... akan tetapi ketika kita suruh membuat surat undangan atau surat lainnya yang alamatanya harus di print dan jumlahnya 100 lembar lebih, wah gimana coba broh banyangkan pasti krinting jari-jari ini ya kan.....

Nah bro itu salah satu manfaat dari Fasilitas Mail Merge yang telah disediakan oleh Microsoft Office, sekarang mari kita bahas Cara Membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007.

Sebenarnya cuma ada 2 langkah yang perlu dilakukan:

1. Siapkan database di ms.excel (bikin file excel-nya, biasanya berisi nama & alamat, atau

dll lah yang mau ditampilkan di undangan),

2. Atur dokumen yang di ms.word buat baca data dari file excel tsb lewat mail merge.

(nah langkah ke-2 ini yang lumayan agak ribet)

Oke kita mulai ya broh...

Pertama kita harus buata Databasenya dulu di Ms.Excel yaitu kita buat File Ms.Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat undangan atau surat/data lainnya...

1. Buka dulu Ms.Excel

2. Buat disana kolom Nama, Alamat, Hari, Tanggal dan sebagainya seperlu yang bro butuhkan

Gambar 1.1 Contoh File Database Yang Kita Siapkan

Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya.

Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar nama, alamat dan seterusnya sesuai keinginan kalian. tapi punya saya cuma saya kasih daftar nama dan alamat.

3. Rename nama sheet di bagian bawah

 mengapa di Rename..?? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.

Klik kanan pada Sheet1 → rename

4. Rename dengan nama terserah, misalnya kita kasih Nama ALAMAT

 

Gambar 1.2 Rename Sheet

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan.

5. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan tekan di keybord Ctrl + S atau lewat menu – save.

Beri nama terserah bro.... semisal diberi nama "Database Alamat" dan tekan Save.

kalo bisa broh buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan file lainnya..

6. Simpan dengan nama terserah, misalnya Database Alamat

Oke kita udah memiliki database Alamat di Ms Excel selanjutnya kita tinggal membuat Desain Surat yang dimaksud dan Mengatur Mail Merge di Ms. Word.

1. Seperti biasa, buka Ms Word

2. Bikin dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan nama, alamat, tanggal kita kosongi dulu. Kan mau diisi secara otomatis.

3. Oke, selanjutnya kita atur mail merge-nya.

Klik menu Mailings – Step by Step Mail Merge Wizard

Gambar 1.3 Atur Mail Merge

4. Akan keluar panel tambahan di bagian kanan ms.word kita. Seperti ini:

Gambar 1.4 Panel Tambahan Di Bagian Kanan

Langsung saja klik pilihan Letter, kemudian klik Next di bawahnya..

5. Pada Step ke-2 ini, pilihlah Use the current document, kemudian Next lagi.

Gambar 1.5 Pilihan Use The Current Document

6. Pada step ke-3 ini, klik tulisan Browse di panel kanan,, lalu pilih dokumen excel yang

berisi dafta nama, alamat tadi.

7. Nah, setelah itu akan muncul jendela Select Table, kita pilih nama sheet yang udah kita

rename tadi, seperti di sini: ALAMAT, jangan lupa klik OK

Gambar 1.6 Jendela Select Table

8. Lagi-lagi muncul jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama yang mau

dipake dalam keadaan ter-centang.

Setelah itu klik OK.

Gambar 1.7 Jendela Mail Merge Recipients

9. Setelah itu, pastikan di panel kanan sudah ada tulisan nama data alamat kita tadi. Kalau

belum ada, berarti masih ada kesalah di proses sebelumnya, baca dan ulangi lagi ya broh.

Selanjutnya klik Next di bawah untuk lanjut ke step 4

Gambar 1.8 Panel Kanan

10. Nah, sekarang kita akan menentukan di mana letak tulisan nama dan alamat itu nanti

berada di dokumen undangan kita.

Misalnya, kita pengen nama nanti diletakkan di belakang kata-kata Yth di undangan

kita → Yth, nama

Caranya, pertama, taruh kursor pada belakang kata Yth., dengan cara meng-klik sekali

di belakang kata Yth tersebut:

Gambar 1.9 Menentukan Letak Nama Dan Alamat

11. Nah, pastikan tanda kelip-kelip kursor udah ada di belakang Yth.

JANGAN memindahkan kelip-kelip kursor ini ke tempat lain dulu ya broh.

Kemudian, klik pada tulisan More items... di panel sebelah kanan (ingat, kursor harus

tetap berada di belakang Yth loh)

Selanjutnya akan keluar jendela kecil

Insert Merge Field:

seperti di samping ini →

Tentu saja, pilih Fields nama, kemudian

klik Insert

Gambar 1.10 Jendela Insert Merge Field

12. Nah kalau berhasil, maka di belakang tulisan Bapak tadi akan ada tulisan <<NAMA>>.

Itu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh nama-nama di database tadi.

15. Selanjutnya, tempatkan kursor di belakang kata di, kemudian lakukan hal yang sama,

masukkan field alamat ke bagian tersebut.

Hasilnya nanti mustinya begini:

Gambar 1.11 Hasil Memasukkan Field Alamat

14. Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik Next di panel kanan bawah ya..

Tulisannya Next: Preview your letter... untuk melihat preview undangan kita broh.

Jebreeeeetttttt...

Perhatikan, tulisan <<NAMA>>, <<ALAMAT>>, yang tadi sekarang sudah berubah menjadi yang sesuai keinginan kita mulai awal tadi....

Untuk melihat nama-nama lain, tinggal klik tombol [ << ] dan [ >> ] di panel sebelah kanan. Periksa satu-satu, barangkali ada yang terlewatkan.

Setelah selesai, klik Next di panel bagian bawah, untuk menyudahi pekerjaan kita ini broh.

Jangan lupa, save pekerjaan kita ini (Ctrl + S) dan tempatkan di satu bolder dengan file Database Ms Excel tadi.

Selanjutnya kita bisa langsung mencetak hasil pekerjaan kita ini dengan meng-klik Print.. di step terakhir. Si printer akan otomatis mencetak semua nama secara berurutan, sesuai dengan data yang kita sediakan lewat ms.excel tadi..

Nah broh berakhirlah cara membuat Mail Merge dengan MS Word 2007 dan MS Excel 2007 ini, begitu panjangnya cara – caranya, sampai jari-jari rasanya kriting broh.... hehehe...

Gak masalah broh, yang penting bisa share sebagian materi praktikum PTI saya ini kepada broh broh sekalian hati rasanya menjadi puas dan lega...

Akhirnya selesai juga cerita masa masa praktikum PTI hari ketiga, saya berharap semoga bermanfaat bagi kita semua broh.... Amin.

Dan insyaAllah nanti di praktikum PTI hari keempat, saya akan share beberapa materi yang diberikan.

Terima kasih! :)